وزارت اطلاعات نهم تیرماه امسال طی اطلاعیه‌ای از برخورد با یک باند حرفه‌ای ۱۲ نفره خبر داد که با سوءاستفاده از سوابق اسنادی ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی، اقدام به جعل اسناد و زمین‌خواری می‌کردند. بر اساس این اطلاعیه، در این پرونده ابتدا اراضی دولتی، مجهول المالک و یا متعلق به اشخاص خارج‌ نشین توسط دفترداران متخلف شناسایی و سپس با سندسازی و جعل نسبت به چپاول آن‌ها اقدام می‌شد.

بررسی دقیق فرآیند شکل‌گیری اینگونه جرائم نشان می‌دهد که وقوع این مفاسد عمدتاً ریشه در ضعف نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بر عملکرد دفترخانه‌ها و نحوه نگهداری اسناد کهنه دپو شده در برخی دفاتر اسناد رسمی دارد. بدیهی است که در چنین شرایطی اساساً امکان هرگونه قابلیت دسترسی و نظارت سیستمی بر این اسناد از بین می‌رود.

این در حالی است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به موجب ماده ۳۰ قانون خدمات کشوری مصوب سال ۸۶، مکلف بوده است حداکثر در یک مهلت ۳ ساله، ارائه خدمات خود به شهروندان را الکترونیکی کند و مراجعات حضوری شهروندان به حداقل ممکن برساند.

اسکن اسناد قدیمی تنها راه پیشگیری از مفاسد دفترخانه‌ها

به گفته مقامات مسئول در سازمان ثبت، تنها راه علاج جلوگیری از مفاسد مربوط به اسناد مجهول المالک و قدیمی، تهیه اسکن و ایجاد آرشیو الکترونیکی از این اسناد است.

به عبارت دیگر اگر تمامی اسناد قدیمی که در سامانه‌های سازمان ثبت بارگذاری نشده‌اند، به شکل اسکن شده و سیستمی آرشیو شود، دیگر کلاهبرداران قادر به دستکاری در متن اسناد و تغییر نام مالک آن در دفاتر اسناد رسمی نخواهند بود.

در همین باره مهدی اقبال، معاون اسناد سازمان ثبت اسناد گفت: «در حال حاضر سازمان ثبت جهت پیشگیری از وقوع جعل در اسناد قدیمی، کلیه دفاتر املاک مربوطه در واحد‌های ثبتی را داده‌آمایی و اسکن کرده است.»

وی با بیان اینکه تاکنون اسکن و داده‌آمایی پرونده‌های پلاک‌های ثبتی املاک و اراضی در بسیاری از ادارات کل ثبت استان‌ها به اتمام رسیده است، گفت: «اکنون چرخش فیزیکی پرونده و کاغذبازی‌های زاید با استفاده از بانک اطلاعات جامع املاک و آرشیو الکترونیکی پرونده‌ها به حداقل ممکن رسیده است و واحد‌های ثبتی مکلفند هرگونه عملیات ثبتی را صرفاً بر اساس پرونده الکترونیکی انجام دهند.»

کشف سندسازی زمین‌خواران با «آرشیو الکترونیکی اسناد»

اقبال با بیان اینکه در هر استانی که آرشیو الکترونیکی پرونده‌ها به اتمام نرسیده است، بلافاصله بعد از مجهز شدن به سیستم آرشیو الکترونیکی، چرخش فیزیکی پرونده در آن واحد ثبتی ممنوع می‌گردد، گفت: «این اقدامات موجب شده است که آمار جعل در پرونده‌ها و دفاتر ثبتی و همچنین مفقود شدن پرونده‌ها و ایجاد آتش‌سوزی عمدی در بایگانی‌ها توسط افراد سودجو به شدت کاهش پیدا کند.»

معاون اسناد سازمان ثبت اسناد با بیان اینکه با استقرار بانک‌های اطلاعات املاک و داده‌آمایی دفاتر املاک، تمامی سوابق ثبتی به شکل الکترونیکی در دسترس ناظران و بازرسان خواهد بود، اظهار داشت: «در این سیستم، هرگونه دخل و تصرف در محتوای اسناد از سوی سوء‌استفاده‌گران و حتی همکاران سازمان ثبت ناممکن خواهد شد.»

حجم انبوه اسناد کهنه در دفترخانه‌های قدیمی

وی افزود: «ماده ۳۵ آیین‌نامه اصلاحی دفاتر اسناد رسمی مصوب اردیبهشت‌ماه سالجاری که از سوی سازمان ثبت ابلاغ رسمی شده است، تمامی دفترداران را مکلف به ایجاد آرشیو الکترونیکی و بانک اطلاعاتی اسناد در دفترخانه‌ها کرده است.»

معاون اسناد سازمان ثبت اسناد با بیان اینکه این آیین‌نامه مصوب ریاست قوه قضائیه است، عنوان کرد: «بر اساس این آیین‌نامه، دفاتر اسناد رسمی مکلف شده‌اند نسبت به اسکن و داده‌آمایی دفاتر خود براساس شیوه‌نامه‌ای که توسط سازمان ثبت تهیه می‌شود، اقدام کنند.»

وی خاطرنشان کرد: «در حال حاضر این شیوه‌نامه تهیه و ابلاغ شده و قرار است با نظارت ادارات کل ثبت استان‌ها و کانون‎های سردفتران و دفتریاران سراسر کشور در ظرف مهلت قانونی مندرج در آیین‌نامه پیاده‎‌سازی شود.»

معاون اسناد سازمان ثبت اسناد با بیان اینکه دفترخانه‌های قدیمی با نگهداری حجم بالایی از اسناد کهنه، فضای بسیار زیادی را در بایگانی‌های خود اشغال کرده‌اند، گفت: «بعضاً محل نگهداری این اسناد چندین برابر محل خدمت‌رسانی دفترخانه‌ها است.»

دفترداران فقط یکسال فرصت برای اسکن اسناد خود دارند

اقبال با بیان اینکه دفترخانه‌ها براساس آیین‌نامه مذکور فقط ظرف مهلت یکسال پس از ابلاغ شیوه‌نامه فرصت دارند تا اسناد و دفاتر موجود را اسکن آرشیو کنند، گفت: «دفترداران راغب به این کار هستند، چراکه با اسکن شدن اسناد مسلما دغدغه‌های آن‌ها خصوص مفقود شدن یا امحاء شدن اسناد بر اثر حوادث غیرمترقبه همچون سیل و آتش‌سوزی یا هر نوع سوءاستفاده دیگری، مرتفع خواهد شد.»

وی افزود: «پس از اینکه آرشیو الکترونیکی اسناد صورت گرفت، دفترداران می‌توانند دفاتر فیزیکی خود را در بایگانی‌های راکد منتقل کنند و سطح جست‌و‌جو و دسترسی آن‌ها پس از الکترونیکی شدن به مراتب افزایش پیدا خواهد کرد.»

معاون اسناد سازمان ثبت اسناد در پایان با اشاره به نقش محوری کانون سردفتران و دفتریاران در تسریع تکمیل اسکن اسناد قدیمی و نیز ایجاد آرشیو الکترونیکی اسناد، خاطرنشان کرد: «البته در آیین‌نامه مذکور ضمانت اجرای مربوطه به این نهاد صراحتاً تعریف شده است.»